Page 31 - Zonguldak TSO - Kalite El Kitabı

TS EN ISO 9001:2015
Doküman No İlk Yayın Tarihi Revizyon No/Tarihi Sayfa
KEK 01.05.2017 00/00 30/36

8.5.2 Tanımlama ve İzlenebilirlik

ZTSO' da hizmet tanımı 5174 sayılı TOBB Kanunu'nda açıklandığı biçimde gerçekleştirilmektedir. Verilen
hizmet sırasında kullanılan kaynaklar ve personel için tanımlar ve izlenebilirlikler ile ilgili yapılan
uygulamaların Oda içinde takibinin sağlanması amacıyla bir evrak kayıt numarası ile numaralandırılır ve ilgili
birime iletilir.

Oda'nın hazırladığı ürünün geçmiş bilgilerine eksiksiz ve sistematik bir şekilde ulaşabilmesi için ürünün
hazırlanma safhalarında kullanılan tarih ve evrak kayıt numarası esas alınır. Hizmetin izlenebilirliğinin
sağlanması için kullanılan dokümanların; eksiksiz ve düzgün bir şekilde dosyalanmasından, arşivlenmesinden
ve bilgisayar kayıtlarının muhafaza edilmesinden ilgili Birim sorumlusu sorumludur.

8.5.3 Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet

ZTSO, kayıtları altında bulunan kuruluşların (üye, dış tedarikçi) mülkiyet hakkı vardır. ZTSO kuruluşların
(üye, dış tedarikçi) mülkiyetine özen gösterir. Ancak resmi mercilerden gelen yazılı talepler doğrultusunda üye
mülkiyeti altındaki bilgiler verilebilir. Resmi mercilerden gelen talepler yazılı olmalıdır. ZTSO mülkiyet hakkı
içeren yazılı talebe evrak kayıt numarası verdikten sonra, talep edilen bilgileri resmi merciiyle sunar.

8.5.4 Muhafaza

ZTSO, hizmetler sonucu elde edilen belgeleri ve bilgileri ürün olarak kabul etmektedir. Hizmetin sunumu
sonucu ortaya çıkan kayıtlar, belgeler ve bilgiler tekrar elde edilebilmesi için ürün olarak değerlendirilerek
muhafaza edilmektedir. Bilgiler, kayıt ve belgeler ise Arşiv Talimatı( TL 06 ) kapsamında muhafaza
edilmektedir.

8.5.5 Teslimat Sonrası Faaliyetler

Hizmetin verilmesinden sonra bilgilendirme, üye anketleri (FR 03) gibi faaliyetler yapılmakta, herhangi bir
müşteri şikâyeti durumunda düzeltici faaliyetler (FR 30) başlatılmaktadır. Öneri ve istekleri dikkate
alınmaktadır.

8.5.6 Değişikliklerin Kontrolü

ZTSO şartlara uygunluğu sürdürmeyi güvence altına almak için değişiklikleri yılda enaz 1 kez yapılan YGG
toplantılarında gözden geçirir. TOBB ve Kamu Kurum ve Kuruluşları tarafından kanun, yönetmelik, yazılım
vb. değişiklik ile ilgili bildirimler üst yönetim ile paylaşılır. Belirlenen program çerçevesinde personel
bilgilendirilir. Gerekli durumlarda eğitimler, toplantılar yada yerinde ziyaretler ile değişiklikler Odamız da
uygulanmaya başlanır.

8.6 Ürün ve Hizmet Sunumu

Talep edilen hizmetler, ilgili yasal mevzuata uygun olarak hazırlanan prosedürlere göre, yetkilendirilmiş
birimler ve personel tarafından gereğinde ilgili birimler ve komisyonlarının da görüş ve önerileri alınarak yerine
getirilir.
Hizmetin verilmesi sırasında kullanılacak olan her türlü belge ve kayıt ilgili yasal mevzuatta veya işlem
prosedüründe tanımlıdır. Oda’ya teslim edilen bu belgeler veya kayıtlar, ilgili birim tarafından teslim alınır,
kaydı yapıldıktan sonra ilgili birime gönderilir ve ebys ile arşivlenir.